Eingang sortieren
Eingehende Mails werden erkannt, kategorisiert und an die richtige Person weitergeleitet. Auftragsbestätigungen landen im Prüfprozess.
Kundenprojekt · Objekttürenhersteller, Bezirk St. Pölten
20 Millimeter, die niemand mehr übersehen muss.
Ein Hersteller von Objekttüren bestellt bei seinen Lieferanten per E‑Mail und bekommt die Auftragsbestätigungen per E‑Mail zurück. Drei Sachbearbeiter prüfen, ob der Lieferant verstanden hat, was bestellt wurde. Ab Herbst 2026 macht das Postfach die Vorarbeit. Version 1 ist fertig und wartet auf die Freigabe der IT.
- Betrieb
- ObjekttürenTürblätter, Zargen, Beschläge für den Objektbau
- Sachbearbeiter
- 3prüfen Auftragsbestätigungen
- Bestellungen
- 4–8pro Woche, jede mit eigener Bestätigung
- Umfang
- Festpreisrund zwei Monate Umsetzung
Ausgangslage
Fast immer passt es. Und manchmal eben nicht.
Bestellungen gehen per E‑Mail an die Lieferanten. Tage später kommt die Auftragsbestätigung zurück, ebenfalls per E‑Mail. Ein Sachbearbeiter sucht sie im Postfach, öffnet daneben die Bestellung und vergleicht Position für Position: Maße, Stückzahlen, Ausführungen. Hat der Lieferant verstanden, was bestellt wurde?
Jeder Lieferant schreibt seine Bestätigung anders. Andere Reihenfolge, eigene Abkürzungen, weggelassene Felder. Der Vergleich braucht Fachwissen, ist aber stumpfe Arbeit, bei der man mit der Zeit blind wird. Eine Abweichung von 20 Millimetern bei der Türblattbreite fällt im dritten Dokument des Tages leicht durch. Die Folge reicht von Nacharbeit bis zu einer Tür, die nicht passt: Material, Zeit, Wochen Verzug.
Vorher
- Bestellung per E‑Mail
- Tage später
- Bestätigung vom Lieferanten
- suchen
- Postfach durchsuchen
- von Hand
- Vergleich Position für Position
- weiterleiten
- Freigabe an die Produktion
Was gebaut wurde
Kein neues System. Das Postfach denkt mit.
Der Betrieb arbeitet weiter wie bisher: bestellen per E‑Mail, Bestätigungen kommen per E‑Mail. Dazwischen sitzt jetzt ein Dienst, der das Postfach liest.
Bestellung finden
Zu jeder Bestätigung wird die passende Bestellung im Bestellordner gefunden, ob als PDF oder als Excel-Datei.
Beide Dokumente lesen
Bestellung und Bestätigung werden strukturiert ausgelesen: Positionen, Maße, Mengen, Ausführungen. Auch wenn der Lieferant anders formatiert, abkürzt oder Felder weglässt.
Vergleichen und melden
Position für Position. Das Ergebnis geht als E‑Mail mit kurzem PDF an den Sachbearbeiter. Er entscheidet, das System bereitet vor.
Ohne uns weiterlaufen
Eine feste Zuordnungstabelle reicht bei so vielen Dokumentvarianten nicht. Das System lernt neue Varianten selbst. Neue Lieferanten kommen dazu, ohne dass JMK eingreifen muss.
- Eingang
- Bestehendes E‑Mail-Postfach des Betriebs
- Dokumente
- Bestellungen als PDF oder Excel, Auftragsbestätigungen als PDF, je Lieferant anders aufgebaut
- Ausgabe
- E‑Mail an den Sachbearbeiter mit Vergleich und PDF
- Betrieb
- Läuft im Betrieb ohne JMK, lernt neue Dokumentvarianten selbst
Das historische Material war nicht für Machine Learning vorbereitet. Es gab keine Tabelle, die sagt, welcher Lieferant, welcher Dokumenttyp, welche Layoutversion und welche Felder in einem Dokument stecken. Das System musste die Struktur zuerst aus der Geschichte selbst gewinnen.
Unter der Haube
Zehn Jahre Dokumente. Kein Trainingsdatensatz.
Es gruppiert verwandte Dokumente nach Layout und Inhalt, bestimmt in mehreren Durchgängen Lieferant und Dokumentvariante, leitet daraus gemeinsame Feldstrukturen ab und setzt je Gruppe die passende Extraktion ein. Für jeden Schritt eine andere Methode: feste Regeln, wo das Layout stabil ist, Statistik und Modelle, wo es das nicht ist. Und das Schema wird nicht einmal beim Bau erzeugt. Das System pflegt sein gelerntes Wissen weiter, wenn neue Varianten auftauchen.
Die Kette hinter einer Ergebnis-Mail
Historisches Material
Rund zehn Jahre Bestellungen und Bestätigungen, unbeschriftet, in wechselnden Formaten.
Dokumentanalyse
Layout und Inhalt jedes Dokuments werden erfasst, bevor irgendetwas klassifiziert wird.
Gruppieren
Ähnliche Dokumente finden nach Layout und Inhalt zusammen. Lieferanten und ihre Versionen entstehen aus den Daten, nicht aus einer Liste.
Lieferant und Variante
In mehreren Durchgängen wird bestimmt, von wem ein Dokument stammt und welche Fassung es ist.
Schema lernen
Aus den Gruppen entsteht eine gemeinsame Feldstruktur, die bei neuen Varianten mitwächst.
Extraktion je Gruppe
Regeln, wo das Layout stabil ist. Modelle, wo es das nicht ist. Positionen, Maße, Mengen, Ausführungen.
Feste Prüfung
Was extrahiert wurde, wird gegen feste Regeln geprüft: Plausibilität, Vollständigkeit, Einheiten.
Zuordnung
Die Bestätigung findet ihre Bestellung, auch wenn die Referenz nur im Mailverlauf steht.
Abgleich
Position für Position, mit dem Wert aus beiden Dokumenten.
Entscheidung
Der Sachbearbeiter entscheidet. Das System bereitet vor.
Was in den Artikelcodes steckte
In den Codes der Lieferanten steckt Fachwissen, das nirgends dokumentiert war: Welche Stellen für Material, Klimaklasse und Brandschutz stehen, weiß ein erfahrener Sachbearbeiter, aber keine Tabelle. Das System hat diesen Aufbau aus den Zusammenhängen in den Daten rekonstruiert.
Je Lieferant anders: Einer unterscheidet Röhrenspan und Vollspan, ein anderer führt Röhrenspan gar nicht, ein dritter codiert dieselbe Eigenschaft an anderer Stelle. Aus diesen Vokabularen entsteht eine gemeinsame Darstellung, mit der der Abgleich überhaupt erst möglich wird.
Warum das Postfach bleibt
Am saubersten wäre es gewesen, die Kommunikation umzubauen: Jeder Lieferant antwortet dem Sachbearbeiter, der bestellt hat, mit einheitlicher Referenz. Das ist ein Organisationsprojekt, kein Softwareprojekt. Also bleibt das Sammelpostfach, und das System erkennt selbst, welche Art von Mail vorliegt und wer zuständig ist.
Der Sachbearbeiter öffnet eine Mail statt zwei Dokumente. Was passt, ist abgehakt. Was abweicht, steht markiert oben, mit dem Wert aus der Bestellung und dem Wert aus der Bestätigung.
Nachher
So ist es gebaut: Minuten statt Stunden, die Abweichung steht oben.
Mit JMK
- Postfach wird gelesen
- automatisch
- Zuordnung Bestellung gefunden
- strukturiert
- Abgleich Position für Position
- Minuten
- Bericht Mail mit PDF
- geprüft
- Entscheidung Sachbearbeiter
| Position | Bestellung | Bestätigung | Status |
|---|---|---|---|
| Türblatt, Höhe | 2.110 mm | 2.110 mm | passt |
| Türblatt, Breite | 880 mm | 860 mm | Abweichung |
| Zarge, Wandstärke | 125 mm | 125 mm | passt |
| Stückzahl | 4 | 4 | passt |
Umfang und Stand
Was wir belegen können, steht hier. Der Rest folgt.
- Umfang
- Festpreis für den vereinbarten Umfang, rund zwei Monate Umsetzung vom Erstgespräch bis zur ersten Version. Das Budget ist noch nicht ausgeschöpft.
- Stand
- Version 1 ist fertig und wartet auf die Freigabe durch den IT-Dienstleister des Kunden. Sie geht im Herbst 2026 in Betrieb.
- Ergebnisse
- Kennzahlen aus dem Betrieb und eine Stimme des Kunden veröffentlichen wir erst, wenn sie da sind. Wir schreiben hier nur, was wir belegen können.
- Kunde
- Auf Wunsch des Kunden anonymisiert: ein Hersteller von Objekttüren aus dem Bezirk St. Pölten, seit rund zwanzig Jahren am Markt.
Übertragbar
Derselbe Ablauf, andere Dokumente.
Zwei Dokumente, die zusammenpassen müssen, und ein Mensch, der das prüft: Das gibt es in fast jedem Betrieb.
- Lieferscheine gegen Bestellungen
- Eingangsrechnungen gegen Auftragsbestätigungen
- Angebote von Lieferanten gegen Anfragen
- Rückmeldungen aus dem Außendienst gegen Aufträge