Kundenprojekt · Automatisierung

Die Zeile, die niemand mehr von Hand suchen muss.

Unser Kunde bestellt bei Lieferanten per E‑Mail, die Auftragsbestätigungen kommen per E‑Mail zurück. Jemand muss prüfen, ob der Lieferant verstanden hat, was bestellt wurde. Wir haben die Software gebaut, die diesen Vergleich macht. Version 1 ist fertig und wartet auf die Freigabe der IT des Kunden.

Projekt besprechen 
Eingang
Postfachin dem die Bestätigungen ankommen
Dokumente
PDF & Excelbei jedem Lieferanten anders aufgebaut
Preis
Festpreisvor dem Start vereinbart
Stand
Version 1fertig, wartet auf die IT-Freigabe

Vorher

Fast immer passt es, und manchmal eben nicht.

Bestellungen gehen per E‑Mail an die Lieferanten. Ein paar Tage später kommt die Auftragsbestätigung zurück, auch per E‑Mail. Ein Sachbearbeiter sucht sie im Postfach, macht daneben die Bestellung auf und vergleicht Zeile für Zeile: Maße, Stückzahlen, Ausführungen. Hat der Lieferant verstanden, was bestellt wurde?

Jeder Lieferant schreibt seine Bestätigungen anders, in anderer Reihenfolge, mit eigenen Abkürzungen und mit Feldern, die einfach fehlen. Für den Vergleich braucht man Fachwissen, und trotzdem ist es stumpfe Arbeit, bei der man mit der Zeit blind wird. Ein Maß, das um ein paar Millimeter abweicht, übersieht man im dritten Dokument des Tages leicht. Fällt es niemandem auf, wird das falsche Teil gefertigt und muss neu gemacht werden, dazu kommt die Verzögerung. Das kostet schnell mehrere tausend Euro.

Vorher
  1. Bestellung per E‑Mail
  2. Tage später
  3. Bestätigung vom Lieferanten
  4. suchen
  5. Postfach durchsuchen
  6. von Hand
  7. Vergleich Zeile für Zeile
  8. weiterleiten
  9. Freigabe an die Produktion

Was wir gebaut haben

Kein neues System. Die Software liest das Postfach.

Niemand musste seine Arbeitsweise ändern. Bestellungen gehen weiter per E‑Mail raus, Bestätigungen kommen weiter per E‑Mail zurück. Dazwischen liest jetzt unsere Software das Postfach.

  1. 01

    Eingang sortieren

    Eingehende Mails werden erkannt und an die richtige Person weitergegeben. Auftragsbestätigungen gehen in die Prüfung.

  2. 02

    Bestellung finden

    Zu jeder Bestätigung sucht die Software die passende Bestellung im Bestellordner, egal ob PDF oder Excel.

  3. 03

    Beide Dokumente lesen

    Positionen, Maße, Mengen und Ausführungen werden aus beiden gelesen, auch wenn der Lieferant anders formatiert, abkürzt oder Felder weglässt.

  4. 04

    Vergleichen und melden

    Zeile für Zeile. Der Sachbearbeiter bekommt eine E‑Mail mit einem kurzen PDF und entscheidet, wie es weitergeht.

  5. 05

    Neue Lieferanten ohne uns

    Für eine feste Zuordnungstabelle gibt es zu viele Layouts. Die Software lernt neue Layouts selbst, ein neuer Lieferant braucht uns also nicht.

Eingang
Das bestehende E‑Mail-Postfach
Dokumente
Bestellungen als PDF oder Excel, Bestätigungen als PDF, bei jedem Lieferanten anders aufgebaut
Ausgabe
E‑Mail an den Sachbearbeiter mit dem Vergleich als PDF
Betrieb
Läuft ohne uns und lernt neue Layouts selbst

Unter der Haube

Jahrelang Dokumente. Keine Trainingsdaten.

Die alten Dokumente waren nie für Machine Learning gedacht. Nirgends stand, von welchem Lieferanten ein Dokument ist, welche Art Dokument, welche Layoutversion und welche Felder drinstehen. Das musste die Software zuerst aus den Dokumenten selbst herausfinden.

Sie gruppiert ähnliche Dokumente nach Layout und Inhalt, bestimmt in mehreren Durchgängen Lieferant und Layoutversion, leitet daraus gemeinsame Felder ab und liest dann jede Gruppe so, wie es für sie passt. Feste Regeln, wo sich das Layout nie ändert, Statistik und Modelle, wo es sich ändert. Taucht ein neues Layout auf, nimmt die Software es in das auf, was sie schon kennt.

Was vor einer Ergebnis-Mail passiert

  1. 01
    Alte Dokumente

    Bestellungen und Bestätigungen aus mehreren Jahren, unbeschriftet, in wechselnden Formaten.

  2. 02
    Dokumentanalyse

    Layout und Inhalt jedes Dokuments werden erfasst, bevor irgendetwas sortiert wird.

  3. 03
    Gruppieren

    Ähnliche Dokumente werden nach Layout und Inhalt gruppiert. Lieferanten und ihre Versionen ergeben sich aus den Daten, nicht aus einer Liste.

  4. 04
    Lieferant und Version

    In mehreren Durchgängen wird bestimmt, wer ein Dokument geschickt hat und welche Version seines Layouts es ist.

  5. 05
    Felder lernen

    Aus den Gruppen entsteht ein gemeinsamer Satz an Feldern, der mit neuen Layouts mitwächst.

  6. 06
    Jede Gruppe lesen

    Regeln, wo das Layout stabil ist, Modelle, wo nicht. Positionen, Maße, Mengen, Ausführungen.

  7. 07
    Feste Prüfungen

    Alles Gelesene wird gegen feste Regeln geprüft: Ist es plausibel, ist es vollständig, stimmen die Einheiten?

  8. 08
    Zuordnung

    Die Bestätigung findet ihre Bestellung, auch wenn die Referenz nur im Mailverlauf steht.

  9. 09
    Vergleich

    Zeile für Zeile, mit dem Wert aus beiden Dokumenten nebeneinander.

  10. 10
    Entscheidung

    Der Sachbearbeiter entscheidet. Die Software bereitet nur vor.

Warum die KI nicht entscheidet

Der Kunde hat gefragt, ob man das Ganze nicht einfach einer KI geben könnte. Also haben wir ein aktuelles Modell getestet und ihm absichtlich falsche Werte untergejubelt, zum Beispiel ein Maß aus einem ganz anderen Feld. In 22 von 135 Fällen hat es trotzdem gesagt, alles passt, und einmal sogar erklärt, warum.

Deshalb darf die KI in unserer Software nur zeigen, wo ein Wert im Dokument steht. Ob er passt, rechnet das Programm selbst aus. Der Haken: Es bleiben mehr Felder für einen Menschen offen. Der Sachbearbeiter prüft also weiterhin, aber nur diese Felder und nicht jede Zeile.

Warum das Postfach bleibt

Am saubersten wäre es gewesen, die ganze Kommunikation umzustellen: Jeder Lieferant antwortet dem Sachbearbeiter, der bestellt hat, immer mit derselben Referenz. Das wäre aber ein Projekt für die ganze Organisation und kein Softwareprojekt. Also bleibt das gemeinsame Postfach, und die Software erkennt selbst, was für eine Mail es ist und wer zuständig ist.

Funktionen und Ablauf sind echt. Kunden, Lieferanten und echte Werte nennen wir nicht.

Mehr zu KI & Daten 
AB 2026-0417 geprüft: 1 Abweichung 1 Abweichung
PositionBestellungBestätigungStatus
Artikel4711-B4711-Bpasst
Menge120 Stück100 StückAbweichung
Einzelpreis18,40 €18,40 €passt
LieferterminKW 46KW 46passt
So sieht die Ergebnis-Mail an den Sachbearbeiter aus. Beispielwerte.

Nachher

Eine Mail statt zwei Dokumente, das Problem ganz oben.

Der Sachbearbeiter öffnet eine Mail statt zwei Dokumente. Was passt, ist abgehakt. Was nicht passt, steht oben, mit dem Wert aus der Bestellung und dem aus der Bestätigung nebeneinander.

Mit JMK
  1. Postfach wird gelesen
  2. automatisch
  3. Zuordnung Bestellung gefunden
  4. strukturiert
  5. Vergleich Zeile für Zeile
  6. Minuten
  7. Bericht Mail mit PDF
  8. geprüft
  9. Entscheidung Sachbearbeiter

Wo es steht

Was wir heute zeigen können, und was später kommt.

Preis
Ein Festpreis für den vereinbarten Umfang, fixiert vor dem Start.
Stand
Version 1 ist fertig und wartet auf die Freigabe der IT des Kunden.
Ergebnisse
Zahlen aus dem laufenden Betrieb und ein paar Worte vom Kunden kommen hierher, sobald wir sie haben.
Kunde
Den Kunden nennen wir noch nicht. Was wir veröffentlichen dürfen, klären wir gerade.

Woanders

Dasselbe Problem, andere Dokumente.

Zwei Dokumente, die zusammenpassen sollten, und ein Mensch, der sie von Hand prüft. Das gibt es fast in jedem Betrieb irgendwo.

Das Erstgespräch ist kostenlos. Beschreiben Sie den Ablauf, wir sagen Ihnen, ob es sich lohnt.

  • Lieferscheine gegen Bestellungen
  • Eingangsrechnungen gegen Auftragsbestätigungen
  • Angebote von Lieferanten gegen Ihre Anfragen
  • Berichte aus dem Außendienst gegen Aufträge

Was vergleichenSie noch von Hand?

Projekt besprechen [email protected]